Apie planinę patikrą projekto vykdytojas informuojamas likus ne mažiau kaip 3 darbo dienoms iki patikros.
Kas tinkrinama planinės patikros metu
- ar projekto vykdytojo pateiktoje paraiškoje, MP nurodyta informacija yra teisinga;
- ar projekto vykdytojo kartu su MP teiktos išlaidų pagrindimo ir išlaidų apmokėjimo įrodymų dokumentų kopijos atitinka šių dokumentų originalus;
- ar atlikti darbai, suteiktos paslaugos ir įsigytos prekės, už kurias projekto vykdytojas atsiskaitė su Agentūra;
- ar nepasikeitė duomenys, turintys įtakos projekto įgyvendinimui;
- ar nėra padaryta ES ir nacionalinių teisės aktų pažeidimų, projekto vykdytojui įgyvendinant projektą;
- ar projekto vykdytojas įgyvendina projekto viešinimo ir informavimo priemones;
- ar projekto vykdytojas projekto apskaitą tvarko atskirai nuo įmonės, įstaigos, organizacijos buhalterinės apskaitos;
- ar projekto vykdytojas laikosi kitų Sutarties sąlygų;
- ar projekto vykdytojas laikosi darnaus vystymosi, lyčių lygybės ir nediskriminavimo principų.
SVARBU: Atliekant planinę patikrą projekte, kuriam taikomi supaprastinti išlaidų apmokėjimo būdai, patikros vietoje metu tikrinami tik rezultatų ir veiklų įgyvendinimo pasiekimai, o išlaidų, kurioms taikomi supaprastinti apmokėjimo būdai, finansiniai dokumentai ir įrašai apskaitoje netikrinami, tačiau projekto vykdytojas privalo saugoti visus dokumentus.
KAIP PASIRUOŠTI PATIKRAI
Planinės patikros vietoje metu svarbu turėti visus projekto dokumentus (išskyrus rengiamus, teikiamus ir gaunamus per DMS):
- paraiškos ir jos priedų kopijas;
- paraiškos keitimo dokumentų kopijas;
- Sutarties ir visų papildomų susitarimų ar raštų, kuriais keičiama Sutartis, originalus;
- ataskaitų po projekto finansavimo pabaigos, jų priedų kopijas ir kitus susijusius dokumentus;
- MP kopijas, projekto tinkamų finansuoti išlaidų patvirtinimo dokumentų originalus, dalyvių anketas;
- susirašinėjimo su Agentūra, ministerijomis dokumentų kopijas;
- pirkimų vykdymo dokumentų originalus arba kopijas;
- įgyvendintų informavimo apie projektą priemonių įrodymo dokumentus.
PATIKROS VIETOJE UŽBAIGIMAS
Atlikę patikrą vietoje Agentūros darbuotojai parengia patikros vietoje ataskaitą, kurioje pateikiami patikros vietoje rezultatai, išvados ir rekomendacijos, kaip toliau įgyvendinti projektą, prireikus nustatomi privalomi nurodymai projekto vykdytojui. Patikros vietoje metu nustačius neesminius neatitikimus, kurie nepažeidžia Sutarties ir gali būti ištaisyti projekto vykdytojo, Agentūros darbuotojai suformuluoja rekomendacijas ir nustato terminą, per kurį šios rekomendacijos turi būti įgyvendintos. Rekomendacijų įgyvendinimą Agentūra tikrina prašydama pateikti dokumentus, įrodančius neatitikimų ištaisymą arba atlikdama pakartotinę patikrą. Jei patikros vietoje metu nustatomi esminiai neatitikimai (pažeidimai arba projekto vykdytojas per nustatytą laiką neištaiso neatitikimų ir trūkumų, turinčių esminės įtakos projekto įgyvendinimui) gali būti pradėtas pažeidimo tyrimas.
