Neplaninės patikros

Apie neplaninę patikrą vietoje projekto vykdytojas gali būti neinformuojamas, jeigu išankstinis informavimas gali turėti neigiamos įtakos patikros vietoje rezultatams.

Kada atliekamos neplaninės patikros

Neplaninės patikros gali būti atliekamos kai:

• projekto veiklose dalyvauja itin didelis dalyvių skaičius;
• projekto veiklos vykdomos vėlai vakare, anksti ryte, nedarbo metu;
• dubliuojasi renginių grafike nurodytas projekto veiklų įgyvendinimo laikas, kelios veiklos yra įgyvendinamos tose pačiose patalpose arba yra skirtos tai pačiai tikslinei grupei;
• teikiami pavėluotai arba teikiami netvarkingi projekto veiklų įgyvendinimo grafikai;
• Agentūrai teikiamuose išlaidų pagrindimo, pirkimų, veiklų įgyvendinimo dokumentuose nesutampa informacija arba informacija yra dviprasmiška, neaiški;
• gaunami skundai;
• anksčiau atliktos neplaninės patikros metu rastas pernelyg mažas dalyvių skaičius lyginant su įprastai MP deklaruojamu dalyvių skaičiumi;
• pasikartoja ankstesnių patikrų metu nustatyti pažeidimai ar neatitikimai;
• kai siekiama įsitikinti, ar įdiegti visi numatyti funkcionalumai diegiamoje informacinėje sistemoje;
• kai siekiama įsitikinti, ar įdiegta informacinė sistema naudojama;

Nesant minėtų aplinkybių, Agentūra atlieka bent vieną neplaninę patikrą projekto įgyvendinimo laikotarpiu, išskyrus specifinius projektus, kuriuose atlikti patikrą netikslinga, pvz., atliekamas tyrimas.

Neplaninės patikros metu (atsižvelgiant į patikros vietoje priežastis bei tikslą) tikrinami duomenys ir dokumentai, nurodyti neplaninės patikros vietoje tikrinimo elementų sąraše, pvz., tikrinama, ar planuojamų renginių grafike nurodytą dieną ir valandą seminare dalyvauja 15 įstaigos darbuotojų. Patikrą vietoje atlieka ne mažiau kaip du Agentūros darbuotojai. Jie prisistato, nurodo patikros tikslą ir užpildo du patikros vietoje atlikimo lapo egzempliorius. Juos pasirašo ir pateikia pasirašyti projekto vykdytojui (jei atliekama planinė patikra) ir (arba) veiklą vykdančiam lektoriui, konsultantui, kitam specialistui (jei atliekama neplaninė patikra). Patikros lape fiksuojamos faktinės aplinkybės, o sprendimai dėl tolimesnių veiksmų priimami grįžus į Agentūrą.

SIEKIANT TEIGIAMŲ NEPLANINĖS PATIKROS REZULTATŲ SVARBU

• projekto veiklas vykdyti pagal planuojamų renginių grafiką, iš anksto informuoti Agentūrą apie bet kokius renginių pasikeitimus;
• užtikrinti, kad dalyviai mokymų (renginių) sąraše pasirašytų mokymų pradžioje. Renginio dalyvių sąrašą reikia pildyti tiksliai ir sąžiningai, atsižvelgti
• faktiškai dalyvaujančių asmenų skaičių; dalyviui iš mokymų išvykus anksčiau, tokį asmenį išbraukti iš dalyvių sąrašo arba jame nurodyti dalyvio išvykimo laiką;
• dalyviui pavėlavus į mokymus, dalyvių sąraše nurodyti faktinį jo atvykimo laiką;
• užtikrinti, kad projekto veiklose dalyvautų tinkami tikslinės grupės atstovai, galintys pateikti dokumentus, pagrindžiančius kiekvieno dalyvio priklausymą tikslinei grupei;
• patikros metu bendradarbiauti su patikrą atliekančiais Agentūros darbuotojais: padaryti mokymų (renginių) dalyvių sąrašo ar kitų prašomų dokumentų kopijas, leisti nufotografuoti patalpas ar dokumentus, gebėti pademonstruoti įdiegtos (diegiamos) informacinės sistemos funkcionalumus;

PATIKROS VIETOJE UŽBAIGIMAS

Atlikę patikrą vietoje Agentūros darbuotojai parengia patikros vietoje ataskaitą, kurioje pateikiami patikros vietoje rezultatai, išvados ir rekomendacijos, kaip toliau įgyvendinti projektą, prireikus nustatomi privalomi nurodymai projekto vykdytojui. Patikros vietoje metu nustačius neesminius neatitikimus, kurie nepažeidžia Sutarties ir gali būti ištaisyti projekto vykdytojo, Agentūros darbuotojai suformuluoja rekomendacijas ir nustato terminą, per kurį šios rekomendacijos turi būti įgyvendintos. Rekomendacijų įgyvendinimą Agentūra tikrina prašydama pateikti dokumentus, įrodančius neatitikimų ištaisymą arba atlikdama pakartotinę patikrą. Jei patikros vietoje metu nustatomi esminiai neatitikimai (pažeidimai arba projekto vykdytojas per nustatytą laiką neištaiso neatitikimų ir trūkumų, turinčių esminės įtakos projekto įgyvendinimui) gali būti pradėtas pažeidimo tyrimas.